Zu digitalen Ufern aufbrechen

Digitale Vereins- und Mitgliederverwaltung

Ein Digitalisierungsprojekt mit dem Segelclub Hansa-Münster e.V. 

Der Segelclub Hansa-Münster e.V. gründete sich 1973 und ist ein gemeinnütziger Verein im Münsterland. Er besitzt ein eigenes Clubhaus mit Hafenanlage am Aasee sowie eine eigene Bootshalle. Ein ehrenamtlicher Vorstand aus 15 Personen vertritt die Interessen und Anliegen der nahezu 800 Mitglieder und steht diesen für Fragen und Anregungen zur Verfügung. Der Verein veranstaltet für seine Mitglieder Regatten und Freizeitsegelfahrten auf in- und ausländischen Revieren. Die Förderung des Leistungssports z.B. mit der Bereitstellung von Vereinsbooten sowie die Ausbildung und das Training von Seglerinnen und Segler jeden Alters und Könnens. Zusätzlich vermietet der Verein an seine Mitglieder Liegeplätze am Aaasee. Der Segelclub Hansa-Münster hat sich an das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen gewendet, um gemeinsam ein Projekt umzusetzen und möchte mit Hilfe der Digitalisierung das sportliche und gesellschaftliche Engagement im Verein attraktiver gestalten.

 

Die aktuelle Situation

Durch den Mitgliederzuwachs in den letzten Jahren und auch die zunehmende Professionalisierung der vielfältigen Vereinstätigkeiten ist die Menge an Vorgängen und beteiligten ehrenamtlichen Vereinsmitgliedern erheblich angewachsen.

Die internen Strukturen des Vereins und auch die IT-Infrastruktur sind historisch gewachsen. Für aktuelle Themen und Teilbereiche gibt es zumeist keine deutlichen oder verbindlichen Zuständigkeiten. Daher ist gerade für neue Mitglieder die Struktur schwer zu durchblicken und wichtige Informationen zu den Angeboten des Vereins erreichen sie nicht. Auch die Weitergabe von Ämtern gestaltet sich aufgrund von uneinheitlichen Dokumentationen schwierig.

Die Vermietung von Liegeplätzen, die Abrechnung von Mitglieds- und Regattenbeiträgen werden über ein System abgewickelt, was die aktuellen Anforderungen nicht abbildet. Das System ist lediglich auf einer lokalen Installation vorhanden und ist nicht mit der Mitgliederverwaltung verknüpft. Somit können zum Beispiel Familienrabatte für Teilnahmegebühren nicht automatisch berücksichtigt werden.

 

Das Vorhaben

Ziel des Projektes ist es, die internen Strukturen und Prozesse zum Betrieb des Vereins mit Hilfe einer digitalen Lösung abzubilden. Diese Prozesse beinhalten insbesondere die Mitgliederverwaltung, das Finanzwesen, Training und Ausbildung, Leistungssport und Regatten, Haus- und Anlagen sowie Vereinsveranstaltungen und die Kommunikation. Hierfür gilt es geeignete IT-Systeme und -Verfahren zu ermitteln. Zusätzlich sollen sämtliche Informationen, die das Vereinsleben befördern, für alle Mitglieder mobil verfügbar gemacht werden. Dazu stellt sich der Verein eine interne Applikation als Lösung vor, damit diese Informationen nicht mehr dezentral per Mail, Messengerdienst oder Newsletter gesammelt oder verbreitet werden. Gemeinsam mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen soll eine Anforderungsanalyse zu einer solchen Lösung erstellt werden, die gleichzeitig die Schnittstellen zu den o.a. Kernprozessen berücksichtigt. 

 

Titelbild: Adobe Stock – pickup