Trotz Coronavirus: Digital in Verbindung bleiben

Im Rahmen eines Online-Meetings betreten die Teilnehmenden zu einem vereinbarten Zeitpunkt über das Internet einen virtuellen Raum. In diesem können sie über einen Sprach- und Videokanal miteinander kommunizieren. Die maximale Teilnehmerzahl sowie die Länge eines solchen Meetings hängen vom jeweiligen Anbieter ab, ebenso wie die zur Verfügung stehenden Funktionen. Einige der gängigsten Funktionen sind:

• Chat-Funktion
• Teilen von Bildschirminhalten
• Aufnahme von Bild und Ton
• Teilen von Dokumenten
• Beitritt über einen Computer/Laptop oder ein Telefon

Für die Durchführung eines Online-Meetings stehen eine Vielzahl von Werkzeugen zur Verfügung. Hierbei kann grob gesehen zwischen Werkzeugen für reine Webkonferenzen und denen für die alltägliche digitale Zusammenarbeit unterschieden werden. Welches Werkzeug das richtige ist, hängt sowohl von den im Unternehmen gegebenen Voraussetzungen zur Einführung eines solchen Werkzeuges als auch von den gewünschten Funktionen ab.

Grundsätzlich sollte man sich vor der Wahl eines geeigneten Kommunikationswerkzeuges folgende Fragen stellen:

• Wer soll das Werkzeug nutzen? (Mitarbeitende, externe Partner, Kunden etc.)
• Wie viele Nutzer / Teilnehmende gibt es? (Hier kommt es auf zwei Dinge an. Zum einen darauf, wie viele Personen zeitgleich die Software nutzen und wie viele Personen zeitgleich an einem Meeting teilnehmen)
• Wie gut ist meine Internetverbindung?
• Welche Endgeräte und technische Hilfsmittel stehen den Nutzern zur Verfügung?
• Soll die Software im eigenen Unternehmen verwaltet (gehostet) werden oder soll dies ein externer Service Anbieter (Provider) übernehmen?

Technische Voraussetzungen:

• Anzahl der Nutzer
  Von der Anzahl der Nutzer hängt vieles ab. Wenn viele Nutzer gleichzeitig auf die digitalen Werkzeuge zugreifen sollen, muss die Software dies auch zulassen. Technische Begrenzungen können eine Rolle spielen, jedoch auch organisatorische Begrenzungen wie Lizenzen.

• Internetverbindung
  Eine stabile und schnelle Internetverbindung bietet mehr Einsatzmöglichkeiten. Dabei ist nicht nur die Internetverbindung am eigenen Standort entscheidend, sondern auch die der Gegenseite (Geschäftspartner, Kunden, Kollegen). Der Zugriff via WLAN ist zwar komfortabel, begrenzt jedoch den Datendurchsatz und ist störanfällig. Bei hohen Datenmengen und wichtigen Terminen sollte vorzugsweise über LAN-Kabel auf den Internetrouter zugegriffen werden.

  Bei der Bandbreite wird zwischen Upload und Download Geschwindigkeit unterschieden. Die benötigte Bandbreite hängt von dem Software-Anbieter, dem Modell und Auflösung der verwendeten Kamera, Anzahl der Nutzer und damit auch Kameras, die im Meeting aktiviert sind und weiteren Aktivitäten, wir der Bildschirmfreigabe ab.

  Über den folgenden Link können Sie innerhalb weniger Sekunden Ihre Internet Bandbreite bestimmen lassen und erhalten weitere Informationen zur Nutzung von Internetdiensten https://cloud-prozesse.digital/cloud-speedtest. Dabei sollte die Geschwindigkeit im Upload und Download bei mindestens 0,5 Mbit/s für einfache Audio Konferenzen liegen. Für Video Konferenzen mit mehreren Teilnehmern sollte die Geschwindigkeit bei mindestens 4Mbit/s liegen.

• Endgeräte & technische Hilfsmittel
  Grundsätzlich gilt, dass Desktop-PCs und Laptops andere Möglichkeiten bieten als Smartphone und Tablet-PCs. Die Bedienung einer Software gestaltet sich je nach Endgerät unterschiedlich, so dass bei der Auswahl der digitalen Werkzeuge darauf geachtet werden sollte. Nicht zu vergessen: Mikrofon und Webcam, wenn man an Konferenzdiensten teilnehmen möchte.

• Eigene IT-Infrastruktur
  Wer nicht möchte, dass externe Personen wie Geschäftspartner oder Kunden auf die unternehmenseigenen Server zugreifen sollen, kann bestimmte Anwendungen auf Rechen- und Cloud-Zentren auslagern. Das entlastet die eigene IT-Infrastruktur. Zudem sind Rechenzentren und Cloud-Anbieter darauf ausgelegt, viele Zugriffe zur gleichen Zeit verarbeiten zu können. Weiter Informationen zum Thema Cloud Computing und Cloud-Anbietern aus Deutschland erhalten Sie über den Link:  https://cloud-prozesse.digital/cloud-anbieter-suche

Der Datenschutz ist auch in Hinblick auf digitale Meeting-Tools ein sehr wichtiges Thema. Als Rechtsgrundlage gelten hierbei die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Bei speziellen Fragen empfiehlt es sich zudem eine externe oder interne Rechtsberatung oder einen/e Datenschutzbeauftragte/n hinzuzuziehen.

Die folgende Übersicht erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Sie ist nicht als Empfehlung für bestimmte digitale Werkzeuge oder Anbieter anzusehen. Weiterhin stellt die untenstehende Auflistung keine Platzierung oder Bewertung dar, sondern erfolgt in alphabetischer Reihenfolge. Zusätzliche Informationen zu Preisen und Ähnlichem finden sich auf den Webseiten der Anbieter.

Übersicht: Werkzeuge für Webkonferenzen und digitale Zusammenarbeit

Unterscheidungsmerkmale von Online-Meeting-Tools

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Online-Meeting-Tools auf dem Markt, die sich nicht nur durch ihre Funktionen und Benutzeroberflächen unterscheiden, sondern ebenfalls unterschiedliche Anforderungen an die Nutzer stellen. So muss für einige Werkzeuge zunächst eine Mobile App oder ein Client installiert werden, andere funktionieren Browser-basiert oder per Telefon.

Des Weiteren gibt es einen Unterschied zwischen Werkzeugen, die sich auf Webkonferenzen spezialisieren und denen, die für die alltägliche digitale Zusammenarbeit gedacht sind. Werkzeuge für Webkonferenzen sind hauptsächlich darauf ausgelegt, mehrere, zumeist externe Teilnehmer zu erreichen. Die Kommunikation erfolgt hierbei zumeist über eine Videokonferenz oder ein Online-Seminar. Ein Vorteil dieser Werkzeuge besteht darin, dass sie in der Regel leicht zugänglich sind, das heißt, die einzelnen Teilnehmer brauchen zum Beispiel nur einen Link anzuklicken, um an der Konferenz oder dem Online-Seminar teilzunehmen. 

Die Werkzeuge für digitale Zusammenarbeit dienen in erster Linie der internen Arbeit im Team und sind daher eher als eine Art „virtuelles Büro“ zu sehen. Typischerweise weisen diese Werkzeuge eine größere Vielfalt an Funktionen auf, was darauf zurückzuführen ist, dass die Kommunikation vielschichtiger ist. So stellen viele Werkzeuge, neben den oben aufgelisteten Funktionen, beispielsweise virtuelle Teamräume, To-Do-Listen, Kalender, Gruppenchats, interaktive Whiteboards oder eine Cloud zur Verfügung, in der Dokumente zeitgleich bearbeitet werden können.