Die HS Bereederungs GmbH & Co. KG wurde im Jahr 2000 gegründet und beschäftigt zurzeit mehr als 600 Mitarbeitende weltweit und kümmert sich um das Management von über 50 Schiffen. Hierbei handelt es sich um Container- und Küstenmotorschiffe sowie Mehrzweck- und Massengutfrachter. Zu den Aufgaben des Unternehmens gehören unter anderem das Sicherheitsmanagement und die damit einhergehende Bewertung sowie Umsetzung nationaler wie internationaler Vorschriften. Ebenfalls kümmert sich das Unternehmen um die Wartung, Reparatur, Inspektion und Überwachung von Schiffen im Trockendock und deren Zertifizierung.
Zur Koordinierung der Instandhaltungsmaßnahmen und Materialbeschaffungen nutzt die HS Bereederungs GmbH & Co. KG ein zentrales Flottenmanagementsystem. Während die Schiffe der Reederei auf See sind, finden regelmäßig Wartungen sowie Inspektionen statt. Bei diesen kann es passieren, dass Notwendigkeiten von Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen festgestellt werden. Um diese Maßnahmen durchführen zu können, tragen die Mitarbeitenden auf See die Bedarfe in das Flottenmanagementsystem ein. Die Mitarbeitenden der Materialbeschaffung an Land leiten diese Bestellanfragen und Anforderungen vorwiegend per E-Mail oder Telefon an die Zulieferer weiter. Dadurch erfasste die Buchhaltung die Kosten beziehungsweise die Rechnungsdaten erst mit der Rechnungsstellung durch den Zulieferer, anstatt mit der Bestellung. Dies verzögerte den Bezahlprozess und führte zu „schwebenden Kosten“, die sich nur schwer exakt kalkulieren ließen. Da die bestellte Ware in der Zwischenzeit bereits geliefert und sogar verbaut oder verbraucht wurde, entstand hier ein erhöhtes „Planungsrisiko“. Es fehlte eine tagesaktuelle Übersicht der noch offenen Posten.
Das Ziel des Digitalisierungsprojektes war die Realisierung einer digitalen Schnittstelle zwischen Bestellwesen und Buchhaltung der Reederei. Der Buchhaltung sollte eine bessere Budgetplanung ermöglicht werden, indem die anfallenden Daten der Auftragserstellung, zum Beispiel bei der Bestellung von Ersatzteilen, direkt an diese übermittelt werden. Im weitesten Sinne war eine „Justin-Time-Buchhaltung“ das Ziel. Verzögerungen bei der Weiterleitung und folglich bei der Begleichung von Rechnungen sollten somit vermieden werden. Gleichzeitig sollten die Kosten für das Material zur Auftragserfüllung übersichtlicher sein, um eine bessere Steuerung und Planung zu ermöglichen.
Der Praxisbericht zum Digitalisierungsprojekt mit derHS Bereederungs GmbH & Co. KG zeigt, wie sich Strukturen und Prozesse auf digitaler Ebene miteinander verbinden lassen und welche Entscheidungsmöglichkeiten es dabei gibt. Der Bericht kann hier kostenfrei heruntergeladen werden: „Digitalisierung von Bestellungen“ (pdf, 3,3 MB).
Ebenfalls kann eine kurze und kostenfreie Pressinformation heruntergeladen werden: Presseinformation zum Projekt (pdf, 0,1 MB)
Titelbild: Adobe Stock – Eakrin
