Prozesse aufmöbeln und digitalisieren

Kommunikations- und Arbeitsabläufe stabilisieren

Ein Digitalisierungsprojekt mit der Möbelmanufaktur Kawentsmann aus Münster

Die Geschwister Max und Lisa Bayer-Eynck haben 2016 in Münster gemeinsam die Kawentsmann Möbelmanufaktur, mit heute 14 Mitarbeitenden, gegründet. Der Name Kawentsmann steht in unmittelbarem Zusammenhang mit dem umgangssprachlichen Wort für „große Gegenstände“ und spiegelt gleichzeitig den Anspruch des Unternehmens wieder, besonders stabile und haltbare Möbel für Privat- und Gewerbskunden anzufertigen. Neben der tatsächlichen Fertigung bietet der Ausbildungsbetrieb Kawentsmann auch die Erstellung und Umsetzung von ganzheitlichen Raumkonzepten an. Zusätzlich zu den Büroräumen und der Werkshalle besitzt das Unternehmen einen selbst konzipierten und renovierten „Showroom“, in dem Kunden die Produkte vor Ort begutachten und sich austauschen können.

 

Die aktuelle Situation

Kawentsmann übernimmt den Vertrieb, die Produktion und den Versand seiner Produkte vollständig selbst. Die Möbelmanufaktur nutzt ein Warenwirtschaftssystem und viele Vertriebskanäle. Über diese nehmen die Mitarbeitenden im Büro Angebotsanfragen von Kunden entgegen. Anfragen über Soziale Medien, den Onlineshop sowie per Telefon und E-Mail führen die Mitarbeitenden manuell zusammen. Zu individuellen Produktionsanfragen erstellt das Kawentsmann Team individualisierte Angebote, über die sich Vertrieb und Werkstatt in Bezug auf Kosten und Lieferzeiten ebenfalls manuell abstimmen. Aufträge tragen die Mitarbeitenden in digitale Kalender ein und ordnen diese Einträge einzelnen Produktionsphasen und Personen zu. So erkennen alle Mitarbeitenden, in welcher Produktionsphase sich eine Bestellung befindet und welche Schritte als nächstes durchzuführen sind. Häufig stellen Kunden Rückfragen zum Stauts ihrer Bestellung, die Mitarbeitende am Telefon oder per Mail beantworten.

 

Das Vorhaben

„An Ideen für neue Produkte oder Arbeitsabläufe mangelt es uns nicht. Wir wollen aber nicht zwingend wachsen, sondern uns zunächst verbessern“, erzählt Max Bayer-Eynck im ersten Gespräch zum gemeinsamen Projekt mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen. Zu einem krisensicheren Unternehmen gehören für Kawentsmann schnelle und effiziente Prozesse. Das Ziel des Projektes ist es, die Individualanfragen der Kunden über die verschiedenen Vertriebskanäle digital zu zentralisieren und die daraus hervorgehenden Daten sinnvoll mit denen der Produktion zu verknüpfen. Dazu gehören unter anderem Daten zu Produktionszeiten sowie Verfügbarkeiten von Materialien und Mitarbeitenden. Auch automatisierte Nachproduktionsaufträge von häufig gekauften beziehungsweise beliebten Produkten sollen die Verfügbarkeit erhöhen. „Die Schnittstellenkommunikation soll digital werden, obwohl jeder in einem Handwerksbetrieb Papier liebt“, fasst Lisa Bayer-Eynck zusammen.

 

Lisa Bayer-Eynck im Interview

Lisa Bayer-Eynck, Gründerin der Kawentsmann Möbelmanufaktur gibt im Gespräch mit Daniel Schlemermeyer Einblicke, wie die Idee zum Projekt entstanden ist und was dahinter steckt.

 

Titelbild: Adobe Stock – CStock